Prüfbuch für Arbeitsmittel: Was hineingehört und wie Sie Fristen im Blick behalten

Die Kaffeemaschine in der Teeküche, die Stehleiter im Lager, der Feuerlöscher im Flur: Für jedes dieser Dinge gibt es irgendwo eine Prüfung, und in vielen kleinen Betrieben weiß niemand sicher, wann sie zuletzt war. Ein Prüfbuch löst genau das. Es ist eine Liste aller Arbeitsmittel mit dem Datum der letzten Prüfung, dem Ergebnis und dem Termin der nächsten. Dieser Ratgeber erklärt, was hineingehört, was die Regeln im Kern verlangen und wie Sie Fristen festlegen. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Beratung durch Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Was ein Prüfbuch leisten soll

Ein Prüfbuch beantwortet drei Fragen, ohne dass jemand suchen muss. Welche Arbeitsmittel hat der Betrieb? Wann wurde jedes zuletzt geprüft, mit welchem Ergebnis und von wem? Was ist als Nächstes fällig? Wenn eine Berufsgenossenschaft, die Versicherung oder ein Auftraggeber nachfragt, zeigen Sie die Liste. Ohne sie bleiben nur lose Rechnungen, Plaketten und Erinnerungen.

Was die Regeln im Kern verlangen

Die Betriebssicherheitsverordnung verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitsmittel so bereitzustellen, dass sie sicher benutzt werden können. Dazu gehört, dass der Arbeitgeber in der Gefährdungsbeurteilung ermittelt, welche Prüfungen nötig sind, in welchen Abständen sie stattfinden und welche Qualifikation die prüfende Person haben muss. Die Ergebnisse sind aufzuzeichnen. Die Fristen setzt also nicht das Gesetz in eine Tabelle, sondern Ihr Betrieb begründet sie selbst.

Für elektrische Geräte und Anlagen kommt die DGUV Vorschrift 3 hinzu. Sie verlangt, dass elektrische Betriebsmittel in ordnungsgemäßem Zustand sind und regelmäßig geprüft werden, durch eine Elektrofachkraft oder unter ihrer Leitung und Aufsicht durch eine elektrotechnisch unterwiesene Person. Die DGUV nennt dafür Richtwerte, die Sie als Ausgangspunkt nutzen, aber an Ihre Gefährdungsbeurteilung anpassen.

Welche Arbeitsmittel ins Prüfbuch gehören

Aufnehmen sollten Sie alles, was Sie regelmäßig prüfen lassen oder selbst kontrollieren müssen. Die folgende Tabelle zeigt die üblichen Gruppen. Die Fristen sind Beispiele zum Einstieg, keine Vorgaben.

Heiße oder nasse Umgebungen, viel Publikumsverkehr und rauer Einsatz sprechen für kürzere Abstände. Eine Fritteuse in der Küche wird härter beansprucht als ein Monitor am Schreibtisch.

Was zu jedem Eintrag gehört

Für jedes Arbeitsmittel brauchen Sie eine Bezeichnung und, wenn vorhanden, eine Inventarnummer, den Standort und die Prüffrist in Monaten. Zu jeder Prüfung gehören das Datum, die prüfende Person oder Firma, das Ergebnis und eine Bemerkung bei Mängeln. Die nächste Fälligkeit rechnen Sie aus: Datum der Prüfung plus Frist. Wurde ein Gerät am 31. Januar mit einer Frist von einem Monat geprüft, ist es Ende Februar wieder dran. Ein Gerät, das wegen eines Mangels außer Betrieb genommen wurde, hat keine nächste Fälligkeit, bis es wieder bestanden hat.

Prüfungen schreiben Sie nachträglich nicht um. Wer sich vertippt hat, trägt die Korrektur sichtbar ein. Ein Prüfbuch, in dem Einträge spurlos verschwinden, taugt als Nachweis wenig.

Prüfbuch Schritt für Schritt aufbauen

• Einmal durch den Betrieb gehen und alle Arbeitsmittel erfassen, auch das Verlängerungskabel im Lager.
• Je Gruppe eine Frist festlegen und die Begründung in der Gefährdungsbeurteilung notieren.
• Das Datum der letzten bekannten Prüfung eintragen, aus Plakette, Prüfprotokoll oder Rechnung. Fehlt jede Angabe, gilt das Gerät als nicht geprüft.
• Geräte, die nie geprüft wurden, zuerst prüfen lassen, danach regulär weiterführen.
• Einmal im Monat in die Liste schauen: Was ist in den nächsten 30 Tagen fällig?

Papier, Tabelle oder Software

Ein Ordner oder eine Tabelle genügt, wenn jemand sie pflegt. Das Problem ist selten das Format, sondern der Alltag: Die Liste liegt im Büro, das Gerät steht im Lager, und der Termin geht unter. Hilfreich ist ein Etikett am Gerät mit Name und nächstem Prüftermin und eine Übersicht, die Überfälliges vorn zeigt.

NachweisHeld hat dafür ein Modul Prüfbuch. Sie legen Arbeitsmittel an oder importieren Ihre Liste aus einer Tabelle, tragen Prüfungen ein und sehen eine Ampel: Grün heißt in Ordnung, Gelb heißt innerhalb von 30 Tagen fällig oder noch nie geprüft, Rot heißt überfällig oder außer Betrieb. Für jedes Gerät lässt sich ein Etikett mit QR-Code drucken. Wer ihn scannt, sieht Name, Status und Prüftermine, aber keine Personennamen. Das Modul erinnert nicht per E-Mail und ersetzt weder die prüfende Person noch Ihre Gefährdungsbeurteilung. Die Angaben sind Eigenangaben Ihres Betriebs.

Aufbewahrung

Wie lange Sie Prüfnachweise aufbewahren, hängt vom Arbeitsmittel und von Ihren Vorgaben ab. Fragen Sie dazu Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Ihren Unfallversicherungsträger. Mindestens sollten Sie das Ergebnis der letzten Prüfung vorzeigen können.

Häufige Fragen