Pflicht-Nachweise mit QR-Code
Pflicht-Nachweise für kleine Betriebe, ohne Zettel an der Tür.
Reinigungsplan und Temperaturliste per QR abhaken, Monatsnachweis als PDF, dazu ein Prüfbuch für Geräte, Leitern und Feuerlöscher. Ihre Mitarbeitenden scannen den Code am Kühlschrank, am Waschbecken oder an der Tür, haken ab oder tragen den Messwert ein. Sie sehen auf einen Blick, was erledigt ist, wo ein Wert abweicht und welche Prüfung fällig wird. Gedacht für Gastro, Kita, Praxis, Reinigungsfirma, Büro und Verein.
Derzeit sind alle Funktionen kostenlos. Keine App-Installation für die Mitarbeitenden.
Aushang am Objekt
BeispielBereich Küche · Bistro Beispiel
- Kühlschrank 1: 4,5 °Cerledigt07:10 Uhr · MK
- Tiefkühler: -19,5 °Cerledigt07:12 Uhr · MK
- Arbeitsflächen reinigenerledigt07:22 Uhr · MK
- Boden wischenerledigt07:40 Uhr · MK
- Kühlschrank 1, abendsoffenheute fällig bis 18:00 Uhr
Heute: 4 von 5 erledigt · Ampel gelb
- derzeit, ohne Testzeitraum
- 0 €
- für die Mitarbeitenden
- ohne App
- je Bereich, als A4-Aushang
- 1 QR-Code
- Monatsnachweis je Objekt
- PDF und CSV
So läuft es ab
In drei Schritten eingerichtet
Die Einrichtung eines Objekts mit zwei Bereichen dauert etwa zehn Minuten. Sie brauchen dafür nur eine E-Mail-Adresse.
Plan anlegen
Objekt, Bereiche und Aufgaben mit Intervall eintragen, zum Abhaken oder mit Messwert. Vorlagen für Büro, Toilette, Treppenhaus sowie Kühlschrank, Tiefkühler und Warmhalten sparen Tipparbeit.
Aushang drucken
Pro Bereich erzeugt NachweisHeld ein A4-Blatt mit QR-Code und der Aufgabenliste. Es hängt an der Tür, am Waschbecken oder am Kühlschrank.
Abhaken, messen, prüfen
Die Mitarbeiterin scannt, wählt ihren Namen, hakt ab oder trägt die Temperatur ein. Im Büro zeigt eine Ampel, was fehlt oder abweicht.
Funktionen
Was NachweisHeld kann
Modul Reinigung
Reinigungsplan mit Aufgaben je Raum und Intervall. Mitarbeitende haken per QR-Code ab, mit Name und Uhrzeit. Offene Reinigungen erscheinen in der Ampel.
Modul Temperatur
Temperaturliste für Kühlschrank, Tiefkühler oder Warmhaltung. Der Messwert wird eingetippt, Komma und Punkt sind erlaubt. Den Sollbereich legen Sie je Messstelle selbst fest.
Modul Prüfbuch
Geräte, Leitern, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kästen mit Prüffrist, Prüfhistorie und Ampel für fällige und überfällige Prüfungen. Liste per CSV importieren, Etiketten mit QR-Code drucken, Prüfbericht als PDF oder CSV. Die Fristen legen Sie selbst fest, Vorlagen sind nur Vorschläge.
Abweichungen mit Maßnahme
Liegt ein Wert außerhalb des Sollbereichs, verlangt die Eingabe eine Korrekturmaßnahme. Der Eintrag wird rot markiert, ein Mangel wird automatisch angelegt.
Ampel für Chefs
Grün heißt erledigt, Gelb heißt heute noch offen, Rot heißt eine fällige Aufgabe wurde verpasst oder ein Messwert weicht ab. Die Ampel gibt es je Aufgabe, Bereich und Objekt.
Intervalle
Täglich, an bestimmten Wochentagen, wöchentlich oder monatlich. Eine Aufgabe gilt als erledigt, sobald sie im Zeitraum einmal abgehakt oder gemessen wurde. Zwei Messungen am Tag legen Sie als zwei Aufgaben an.
Erinnerungen aufs Handy
Messzeiten wie 08:00 und 15:00 legen Sie je Aufgabe fest. Mitarbeitende können sich freiwillig erinnern lassen, Sie bekommen Abweichungen und neue Mängel sofort und morgens eine Sammelmeldung. Die Mitteilungen enthalten keine Namen. Ohne Handy-Anmeldung kommt die Sammelmeldung per E-Mail.
Mängel melden
Fehlt Seife oder tropft ein Hahn, melden Mitarbeitende das direkt am Objekt. Die Mängelliste sehen Sie im Betrieb, offene Mängel bleiben stehen, bis Sie sie erledigen.
Monatsnachweis
Pro Objekt und Monat als PDF und CSV: Aufgabe, Tag, Name, Uhrzeit, bei Temperaturen Messwert, Sollbereich und Maßnahme. Abweichungen sind rot markiert.
Objekt-PIN
Wer den QR-Code fotografiert, soll nicht automatisch abhaken können. Mit einer PIN am Objekt melden sich neue Geräte an, bekannte Geräte brauchen sie nicht erneut.
Datensparsam
Gespeichert werden Namen der Mitarbeitenden, Zeitstempel und Messwerte, keine Standorte und keine Fotos. Konto löschen löscht alles.
Die Ampel
Vier Zustände, auf einen Blick
Jede Aufgabe, jeder Bereich und jedes Objekt zeigt seinen Stand. Sie müssen keine Listen durchgehen, um zu sehen, wo etwas fehlt.
- Erledigt
Die Aufgabe wurde im fälligen Zeitraum abgehakt, mit Name und Uhrzeit.
- Heute fällig
Die Aufgabe steht für heute an und ist noch offen. Es ist noch nichts versäumt.
- Verpasst oder Abweichung
Eine fällige Aufgabe wurde nicht abgehakt, oder der letzte Messwert lag außerhalb des Sollbereichs. Das sehen Sie sofort.
- Mangel offen
Ein Mangel wurde gemeldet, auch automatisch bei einer Temperaturabweichung. Er bleibt stehen, bis Sie ihn erledigt haben.
Datenschutz
Was NachweisHeld nicht tut
Das Werkzeug ist so gebaut, dass möglichst wenig anfällt. Gespeichert werden Namen der Mitarbeitenden, Zeitstempel der Erledigungen und eingetragene Messwerte.
Keine Fotos
Es gibt keinen Foto-Upload, weder beim Abhaken oder Messen noch bei Mängelmeldungen. Mängel beschreiben Sie in Worten.
Keine Standortdaten
Das Smartphone wird nicht geortet. Wo jemand ist, erfährt NachweisHeld nicht.
Kein Tracking
Es gibt nur technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Gerätebindung, keine Analyse und keine Werbung.
Kein Datenverkauf
Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung.
Betrieb in Deutschland
Anwendung und Datenbank laufen auf einem Server in Deutschland. Ein Muster zur Auftragsverarbeitung gibt es auf Anfrage.
Keine Lohn- und Gesundheitsdaten
Solche Daten werden nicht erhoben. Konto löschen entfernt alle Daten des Betriebs.
Ehrlich gesagt
Was der Nachweis nicht leistet
Abhaken und Messwerte sind Angaben der Mitarbeitenden. Ein Foto vom QR-Code lässt sich weitergeben, und NachweisHeld erkennt nicht, ob jemand tatsächlich im Raum war oder ob der eingetragene Wert dem Thermometer entspricht. Es ist deshalb kein Beweis im rechtlichen Sinn und kein Ersatz für Stichproben vor Ort. Es macht aber sichtbar, was geplant, abgehakt, gemessen und liegen geblieben ist. Die Bindung an ein Gerät, die PIN und die Rücknahmefrist machen Missbrauch aufwendiger.
Die Temperaturliste ist ein Hilfsmittel zum Dokumentieren, sie ist nicht „HACCP-konform“ und kein Ersatz für Ihr eigenes Konzept. Die Sollbereiche tragen Sie selbst ein. Welche Werte, Messstellen, Messhäufigkeiten und Maßnahmen für Ihren Betrieb gelten, legen Sie in Ihrem HACCP-Konzept fest und klären sie bei Bedarf mit der Lebensmittelüberwachung. NachweisHeld gibt keine Zusicherung, dass die Aufzeichnungen Prüfungen oder Vorgaben genügen. Ihr Betrieb bleibt dafür verantwortlich.
Das Prüfbuch hält fest, was Ihr Betrieb über Prüfungen angibt. Es ersetzt keine befähigte Person, keine Elektrofachkraft und keinen Fachbetrieb, und es gibt keine Prüffristen vor. Die Vorlagen sind Vorschläge, die Sie laut Ihrer Gefährdungsbeurteilung anpassen. Eine Zusicherung, dass die Einträge Anforderungen der DGUV, der Betriebssicherheitsverordnung oder einer Versicherung genügen, gibt NachweisHeld nicht.
Der Nachweis zeigt
- Welche Aufgaben geplant waren
- Was wann und von wem abgehakt oder gemessen wurde
- Welche Messwerte außerhalb des Sollbereichs lagen und welche Maßnahme eingetragen wurde
- Was liegen geblieben ist und welche Mängel gemeldet wurden
Der Nachweis zeigt nicht
- Ob jemand tatsächlich im Raum war
- Wie gründlich gereinigt wurde
- Ob ein Wert tatsächlich so gemessen wurde
- Ob ein QR-Code-Foto weitergegeben wurde
Fragen
Häufige Fragen
Was kostet NachweisHeld?
Zurzeit nichts. Alle Funktionen sind kostenlos, ohne Testzeitraum und ohne Zahlungsdaten. Sollte sich das ändern, erfahren Sie es vorher per E-Mail, und Ihre Daten bleiben exportierbar.
Ist der Nachweis fälschungssicher oder rechtlich verbindlich?
Nein, und das sagen wir bewusst offen. Das Abhaken und jeder Messwert ist eine Angabe der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters mit Namen und Uhrzeit. Wer das Foto eines QR-Codes weitergibt, kann damit von außerhalb des Objekts abhaken. Die PIN am Objekt, die Bindung an ein Gerät und die Rücknahmefrist verringern das, schließen es aber nicht aus. Der Nachweis ersetzt keine Kontrolle vor Ort.
Ersetzt die Temperaturliste mein HACCP-Konzept?
Nein. NachweisHeld hält fest, welche Temperatur wann von wem gemessen wurde, und markiert Werte außerhalb des Sollbereichs, den Sie selbst festlegen. Welche Grenzwerte, Messstellen und Maßnahmen für Ihren Betrieb gelten, entscheidet Ihr eigenes HACCP-Konzept. Fragen dazu beantwortet Ihre zuständige Lebensmittelüberwachung.
Ersetzt NachweisHeld die DGUV-V3-Prüfung meiner Geräte?
Nein. Das Modul Prüfbuch dokumentiert, welche Geräte, Leitern und Feuerlöscher wann geprüft wurden und was als Nächstes fällig ist. Die Prüfung selbst führt eine Elektrofachkraft, eine befähigte Person oder ein Fachbetrieb durch. Die Prüffristen legen Sie laut Ihrer Gefährdungsbeurteilung selbst fest, die Vorlagen der App sind nur Vorschläge. Auf Wunsch erinnert NachweisHeld den Betrieb per Mitteilung aufs Handy: am Morgen in einer Sammelmeldung und am Fälligkeitstag, 30 Tage vorher steht die Prüfung in der Sammelmeldung. Ohne eingerichtetes Handy kommt die Sammelmeldung per E-Mail. Die Fristen legen weiterhin Sie fest.
Brauchen die Mitarbeitenden ein Konto oder eine App?
Nein. Sie scannen den QR-Code mit der Kamera des Smartphones, wählen ihren Namen, geben bei Bedarf die PIN des Objekts ein und haken Aufgaben ab oder tragen den Messwert ein. Es gibt keine App-Installation und keine Anmeldung mit Passwort.
Was passiert, wenn eine Temperatur nicht stimmt?
Liegt der eingetragene Wert außerhalb des Sollbereichs, verlangt NachweisHeld eine Korrekturmaßnahme als Text. Der Eintrag wird als Abweichung markiert, eine Mängelmeldung wird automatisch angelegt, und die Ampel steht auf Rot, bis die nächste Messung vorliegt.
Welche Daten werden gespeichert?
Konto des Betriebs, Objekte, Bereiche, Aufgaben, die Namen der Mitarbeitenden und je Erledigung ein Zeitstempel samt Namen, bei Temperaturaufgaben zusätzlich Messwert und Maßnahme. Im Prüfbuch kommen Arbeitsmittel und je Prüfung Datum, Ergebnis und Name der prüfenden Person oder Firma dazu. Dazu freiwillige Bemerkungen und Mängelmeldungen. Wenn Sie Ihr Konto löschen, wird alles gelöscht. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Kann ich den Monatsnachweis weitergeben?
Ja. Der Monatsnachweis steht als PDF und als CSV bereit und zeigt je Aufgabe und Tag, was abgehakt wurde und von wem, dazu die Messwerte mit Sollbereich und Maßnahme, Abweichungen rot markiert. Er dokumentiert Ihre Angaben und die Ihrer Mitarbeitenden, mehr nicht.
Probieren Sie es mit einem Objekt aus
Die Einrichtung eines Objekts mit zwei Bereichen dauert etwa zehn Minuten. Sie brauchen dafür nur eine E-Mail-Adresse.
Module und Gratis-Vorlagen
Einzelne Themen im Detail
- Reinigungsnachweis digital
- Temperaturliste digital
- Prüfbuch für Arbeitsmittel
- Gratis-Vorlagen als PDF
Ratgeber
Betreiber
Wer dahintersteht
NachweisHeld ist ein Angebot von MoersbergerIT. Dahinter steht Marvin Mörsberger, IT-Dienstleister mit Sitz in Sarstedt (Region Hannover, Niedersachsen).
Die Anschrift und weitere Angaben stehen im Impressum. Fragen und Hinweise gehen an kontakt@moersbergerit.de.
- Betreiber
- MoersbergerIT
- Verantwortlich
- Marvin Mörsberger
- Sitz
- Sarstedt
- Kontakt
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